Los 10 beneficios de tener procedimientos en tu PyME

Varios de nuestros clientes se encuentran con la encrucijada de como llevar a su empresa a un siguiente nivel. Si bien hay varios aspectos que considerar, el estandarizar la manera en la que se hacen las cosas será sin dudas uno de los primeros a abordar.

¿Qué es un procedimiento?

Pero en este momento seguramente te estarás preguntando ¿Qué es un procedimiento administrativo? un procedimiento administrativo es “la serie o secuencia de pasos requeridos para completar una tarea en particular”.

Todo negocio opera como una colección de procesos relacionados. Cada proceso inicia con una acción determinada y termina con la entrega de un servicio o producto. Algunos procesos sirven a clientes externos o usuarios, mientras que otros son puramente internos o de naturaleza administrativa.

¿Qué beneficios tiene para mi negocio o empresa implementar procesos?

1.- Fomenta el trabajo en equipo: Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.

2.- Permite la rotación de funciones: Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.

3.- Evita tareas repetidas u omitidas: Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.

4.- Permite mejoras: Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.

5.- Mejoran la curva de aprendizaje: Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.

6.- Integra a tu equipo de trabajo: Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal.

7.- Genera eficiencia en tu estructura: Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos, no tiene sentido tener que reinventar los pasos cada vez que se realiza una tarea. Es una pérdida de tiempo. Tener documentación que se use como herramienta ahora tiempo, energía y recursos.

8.- Permite el control: Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.

9.- Permite tu crecimiento: Al crecer y contratar más personal, con procedimientos claros permitirás que tu equipo realice el trabajo de la misma manera y con resultados estándar.

10.- Facilita la toma de decisiones: Nos ayuda a tener mejor información para la toma de decisiones y poder optimizar costos.

¿Cómo podemos lograr estos beneficios?

A través de un Manual de Procedimientos.

Un manual de procedimientos es un documento en el que se compilan o agrupan los diferentes procedimientos necesarios para completar una tarea, teniendo como fin establecer una adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar sus tareas en forma ordenada y sistemática.

Queda claro entonces, que el Manual de Procedimientos le da a los procedimientos realizados (no necesariamente formalizados), un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la consecución de un resultado eficaz y eficiente.

En conclusión, un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, permite al colaborador de tu PyME conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplimentar una determinada tarea.

“un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, permite al colaborador de tu PyME conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo”

¿Cómo implementar un manual de procedimientos?
Son tres pasos principales los que hay que tomar hacia la mejoría de los procesos:
• Relevar y comprender los procesos existentes en tu PyME
• Analizar y mejorar los procesos de tu PyME
• Documentar, comunicar e implementar los nuevos procesos.

Por último, es importante que tengas en cuenta que luego de establecer los procesos, en pos de que resulten sostenibles en el tiempo, deben tener “dueño” o “padre”, es decir, alguien responsable de los resultados del proceso que observe permanentemente que los mismos a través del tiempo no queden desactualizados.

En G Consultora podemos ayudarte a elaborar tu propio manual de procedimientos y así disfrutar de los beneficios en este artículo mencionados. ¡No pierdas más tiempo! Contactanos telefónicamente a través de los siguientes canales:

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